Van calculatie naar planning: kennis behouden, werk versnellen
Krinkels beheert het groen en de buitenruimte van heel Nederland, voor gemeentes, provincies en Rijkswaterstaat. Vakmanschap is hun fundament, innovatie hun volgende stap.
Krinkels is een toonaangevende speler in groenbeheer en de inrichting van de buitenruimte, met vestigingen door heel Nederland en activiteiten in meerdere Europese landen. Het bedrijf werkt voor opdrachtgevers als gemeentes, provincies en Rijkswaterstaat aan het onderhoud en de ontwikkeling van groen, infrastructuur en openbare ruimte. Met een sterke focus op vakmanschap, duurzaamheid en innovatie speelt Krinkels een belangrijke rol in het beheer van de Nederlandse leefomgeving.
Krinkels is een grote speler in groenbeheer en buitenruimte. Het werk start met tenders: een calculator berekent wat het kost om een project uit te voeren, of dat nu een eenjarig of meerjarig onderhoudscontract is, of een eenmalig werk, en op basis daarvan wordt er ingeschreven. Wint Krinkels de tender, dan gaat het project door naar de planningsfase, waar een werkvoorbereider de uitvoering opzet.
Krinkels wilde onderzoeken waar er in dit proces ruimte was voor verbetering, niet vanuit één specifieke tool, maar met een open blik op hoe het werk daadwerkelijk verloopt op de werkvloer en bij verschillende vestigingen.
Verloren kennis tussen calculatie en planning
In een service blueprint-sessie met onder andere vestigingsmanagers werd het volledige proces in kaart gebracht. Eén pijnpunt kwam daar duidelijk uit naar voren:
Tussen calculatie en planning ging waardevolle kennis verloren. De calculator bedenkt tijdens het inschrijven op een tender een complete logica, namelijk hoe vaak bomen gesnoeid moeten worden, welke machines en mensen nodig zijn, in welke periodes het werk moet plaatsvinden. Maar zodra de tender gewonnen werd, bleef alleen het eindbudget over. De werkvoorbereider begon vervolgens vanaf nul met het opbouwen van een planning, zonder zicht op de denkstappen die achter dat budget zaten.
Daarnaast was er bij het management beperkt inzicht in waar de kosten daadwerkelijk in zaten op activiteitsniveau. Er was wel zicht op uren per individuele bestekpost, maar niet op het totaal per activiteit (zoals “bomen onderhouden” als geheel).
Het werk gebeurde grotendeels in Excel, met veel handmatige stappen en veel kennis die afhankelijk was van de persoon die het deed.
Aansluiten op het bestaande proces, niet vervangen
De keuze viel op een aanpak die aansluit bij het bestaande proces, niet één die het volledig vervangt. Dat verlaagde de drempel voor adoptie en zorgde ervoor dat de werkvloer direct kon meebewegen.
Er is een automatiseringstool gebouwd die naadloos aansluit op het bestaande systeem (IBIS): de calculatie-export gaat erin en er komt een planning uit in het formaat dat Krinkels al gewend is. Het grootste verschil is dat de redenering achter een budget niet meer verloren gaat. Heeft de calculator bijvoorbeeld gerekend met twee snoeibeurten per jaar, dan vertaalt de tool dat automatisch naar concrete weken in de jaarplanning. Ook de toewijzing van bestekposten aan activiteiten gebeurt automatisch, waardoor het management eindelijk ziet wat een activiteit als geheel kost, en niet alleen per losse post. En werk dat in het groenseizoen thuishoort, wordt ook alleen in die periode ingepland.
De techniek erachter is een combinatie. Waar de regels duidelijk zijn, doet code gewoon het werk. Voor toewijzingen waar je gevoel voor context bij nodig hebt, kijkt een AI-model mee. Zo blijft het systeem voorspelbaar waar dat moet, en slim waar dat kan.
Een fundament voor bredere digitalisering
De pilot heeft zich bewezen en wordt nu uitgerold. In de eerste fase gaan ruim 50 medewerkers ermee werken, verspreid over de acht vestigingen van Krinkels. Eén persoon neemt de centrale leiding, met collega’s per vestiging die het in hun eigen praktijk gaan toepassen. Hierdoor ontstaat er concrete winst op meerdere vlakken:
- Kennis uit de calculatiefase blijft behouden in de planning, in plaats van bij elke project-overdracht opnieuw te moeten worden bedacht.
- Meer nauwkeurigheid in planning en budgettering, doordat onderbouwde aannames automatisch meegenomen worden.
- Beter inzicht voor management in waar de kosten zitten, op activiteitsniveau.
- Minder handwerk voor werkvoorbereiders, die nu kunnen aanpassen in plaats van vanaf nul opbouwen.
De volgende stap is om af te stappen van Excel als in- en output, en toe te werken naar een platform met een dashboard. Daarin komt de data gestandaardiseerd binnen, kunnen gebruikers alleen wijzigen wat relevant is, en ontstaat de basis voor voorspellingen en rapportages. Daarmee wordt deze pilot een fundament voor een bredere digitalisering van het werkvoorbereidings- en planningsproces bij Krinkels.
